Co-sourcing w procesach inwestycyjnych okiem praktyka

Anna Gallus
Zastępca dyrektora obszaru Biznes w Atmoterm SA.

Odpowiedzią na takie potrzeby często staje się wynajem specjalistycznych kompetencji z zewnątrz tzw. co-sourcing.

Formuła „projektuj i buduj”

W ostatnim czasie zdecydowanie częściej można zauważyć podejmowanie decyzji o inwestowaniu w rozwój przedsiębiorstw w sposób wieloetapowy w formule: „projektuj i buduj”. Polega to na oddawaniu części instalacji do użytkowania, osiągając stopniowo zwrot z części inwestycji, a jednocześnie w tym samym czasie projektując i uzyskując kolejne decyzje, wcielając w życie dalsze etapy inwestycji. Należy mieć na uwadze, że zjawisko to będzie się intensyfikować ze względu na m.in. rosnące koszty funkcjonowania przedsiębiorstw, problemy związane z pozyskaniem środków na inwestycje, czy znaczną złożoność samego procesu inwestycyjnego. Na ten trend ma również wpływ rozwój nowych technologii i fabryk szczególnie w kontekście pro środowiskowych rozwiązań zgodnych z taksonomią i potrzeby wzmacniania konkurencyjności firm.

Najczęściej stosowany model zlecenia prac charakteryzuje się tym, że inwestorzy zlecają pojedyncze prace różnym usługodawcom, którzy mają do wykonania wybrane elementy bez konieczności spojrzenia na całość procesu. Jednak aby prace w formule „projektuj i buduj” przebiegały sprawnie i pozwalały realizować w określonym czasie zamierzone cele inwestora unikając problemów na końcu inwestycji wymaga to innego podejścia do współpracy z usługodawcą oraz uzyskiwania wymaganych prawem decyzji i ich realizacji. Czym się taka współpraca charakteryzuje?

Utożsamianie się z celem inwestora, świadome zarządzanie ryzykami

Najważniejszym elementem tego typu zleceń jest osiągnięcie celów biznesowych i zamiarów inwestora. Znaczenie mają przede wszystkim wyznaczone przez usługodawcę kamienie milowe związane z uzyskaniem poszczególnych decyzji, rozpoczęciem eksploatacji, a tym samym umożliwieniem w założonym czasie realizacji kontraktów związanych z planowaną produkcją. Niezwykle ważnym aspektem realizacji takich prac jest bieżąca analiza ryzyk wykonywana w trybie ciągłym przez poszczególnych partnerów współpracujących z inwestorem. Takie działanie umożliwia podejmowanie świadomych decyzji, pozwala na odpowiednie zarządzanie ryzykami eliminując lub maksymalnie ograniczając czynniki, które mogą utrudnić zrealizowanie określonych celów nadrzędnych.

Model współpracy – partnerski i długofalowy

Wymaga to przyjęcia partnerskiego modelu współpracy opartego najczęściej na stałej, długofalowej obsłudze procesu do czasu zakończenia wszystkich planowanych etapów inwestycji. Przeważnie wraz z uzyskaniem zarówno decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach, jak i odpowiednich pozwoleń umożliwiających eksploatację. Wiążą się z tym na ogół indywidualnie kreowane zakresy prac. Tym samym zapisy umów muszą być adekwatne do indywidualnych potrzeb inwestora, uwzględniać przyjęte przez niego rozwiązania również w zakresie uczestniczących w procesie interesariuszy. Realizacja takich prac wymaga współpracy wielu firm: projektowych, budowlanych, doradców środowiskowych, podwykonawców, technologów, różnych działów i pracowników zaangażowanych w proces po stronie inwestora czy generalnego wykonawcy itp. Nie jest to typowe działanie produktowe nastawione na realizację przez usługobiorcę pojedynczych prac, co z uwagi na przyjętą odpowiedzialność za fragment prac często nie daje inwestorowi możliwości poznania i niwelowania ryzyk przed ich wystąpieniem, a to może powodować wiele problemów.

Stała współpraca, doradztwo uwzględniające różne aspekty funkcjonowania przedsiębiorstwa w odniesieniu do procesu wiąże się z dodatkowymi zadaniami w postaci bieżącej analizy potencjalnych ryzyk, a realizacja poszczególnych dokumentów celem uzyskiwania wymaganych decyzji jest jednym z dodatkowych elementów współpracy. Należy mieć na uwadze, że aby osiągnąć cele inwestora, współpraca musi być dostosowana do jego indywidualnych oczekiwań, a jednocześnie na tyle elastyczna aby umożliwiała wykonawcy koncentrowanie się na szukaniu rozwiązań umożliwiających osiągnięcie wyznaczonych celów biznesowych zlecającego pracę. Ważnym elementem takiego modelu współpracy jest zatem często dobór partnerów, którzy muszą czuć się współodpowiedzialni za proces i docelowy efekt, nie tylko za pojedyncze działania. Wszystkie strony uczestniczące w procesie muszą być równie mocno zaangażowane i nastawione na szukanie oraz proponowanie optymalnych rozwiązań, jednocześnie uwzględniając uwarunkowania pozostałych stron.

Wynajem zasobów i kompetencji

Nie od dziś wiadomo, iż przepisy ochrony środowiska nie są proste, a budowa lub rozbudowa zakładu/instalacji często wiąże się z wieloma aspektami prawnymi w tym koniecznością uzyskania szeregu decyzji środowiskowych i eksploatacyjnych. Prace cechuje konieczność szybkiego działania, bieżącego reagowania na zmieniające się okoliczności wynikające ze zmiennych w czasie potrzeb i uwarunkowań inwestora, a także pozostałych interesariuszy biorących udział w procesie (np. przeprojektowywanie inwestycji), a także ze zmieniających się w trakcie trwania procesu przepisów prawnych. To wymaga wielu specjalistycznych kompetencji i dużego doświadczenia osób zaangażowanych w realizację tego typu prac, dzięki czemu ryzyka są przewidywane z wyprzedzaniem, a jednocześnie pojawiające się w trakcie trudności są rozwiązywane w sposób sprawny i adekwatnie do sytuacji. Czas ma w tym procesie ogromne znaczenie i zawsze jest go zbyt mało. Dlatego bardzo pożądanym rozwiązaniem jest wynajem specjalistycznych kompetencji oraz zasobów z zewnątrz na wyłączność, które wraz z pracownikami w przedsiębiorstwie odpowiedzialnymi za proces realizują prace w nastawieniu na jeden wspólny cel inwestora.

Poprzez tego typu współpracę zespół osób z zewnątrz staje się niejako zespołem firmy, która go wynajmuje. Bieżąca wymiana informacji i cykliczne spotkania robocze pozwalają na jednoczesne rozumienie wszystkich okoliczności bez niepotrzebnych przestojów. Umożliwia to szukanie rozwiązań z uwzględnieniem uwarunkowań wszystkich stron i podejmowanie bieżących decyzji pozwalających na realizację prac w uzgodnionych terminach. Ma to jeszcze kilka dodatkowych zalet. Często w związku z budową nowego zakładu lub znaczącym rozwojem firmy po stronie inwestora, równolegle w trakcie realizacji tych prac kształtuje i rozwija się zespół po stronie inwestora, wydziela się struktura działów inwestycyjnych i eksploatacyjnych, krystalizują się poszczególne odpowiedzialności i obowiązki. Dlatego wprowadzenie osób z zewnątrz, które mają ogromne doświadczenie w realizacji takich procesów, potrafią przewidzieć na bieżąco ryzyka, podawać sposoby zarządzania nimi, proponować rozwiązania, jest czasem niezbędne celem dotrzymania końcowych terminów. Dzięki wysokim kompetencjom zewnętrznym inwestorowi łatwiej podejmować świadome decyzje mając informacje o możliwych ryzykach i propozycjach zarządzania nimi. Inwestor nie jest zaskoczony ryzykami w momencie ich wystąpienia, a jeśli zdecydował się je zaakceptować, to jest na nie przygotowany. Jednocześnie pracownicy inwestora w takim procesie korzystają z doświadczenia wykonawcy zewnętrznego podnosząc lub wzmacniając w szybkim tempie swoje kompetencje, mają dostęp do bieżących konsultacji i uzgodnień u ekspertów w tych dziedzinach.

Czytaj: Ochrona środowiska a proces inwestycyjny – jak planować i czego unikać

Co-sourcing to dbanie o potrzeby nie tylko inwestycyjne, ale i eksploatacyjne

Osobne działy inwestycji i eksploatacji mają często swoje indywidualne uwarunkowania i cele biznesowe, które potrafią się wzajemnie wykluczać. Wprowadzenie partnera, który ma za zadanie objąć cały proces uzyskania poszczególnych decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach, doprowadzić do uzyskania właściwych decyzji eksploatacyjnych, jednocześnie dbać o realizację inwestycji i eksploatację zgodą z przepisami prawa i aktualnym odziaływaniem poszczególnych instalacji na środowisko, jest elementem łączącym potrzeby inwestycji z eksploatacją. Wynika to z szerszego spojrzenia wykonawcy na proces w odniesieniu do potrzeb wynikających z celów biznesowych inwestora oraz doświadczenia w odniesieniu do realizacji tego typu procesów. Skoordynowanie tych zadań jest niezwykle ważne od początku procesu, gdyż sytuacja, w której np. wniosek o wydanie pozwolenia zintegrowanego będzie niezgodny z decyzją środowiskową, spowoduje konieczność powrotu do ustaleń początkowych. Brak koordynacji potrzeb inwestycyjnych z eksploatacyjnymi szczególnie w przypadku realizacji inwestycji wieloetapowych, rozłożonych w czasie, wymagających wielu zmian decyzji eksploatacyjnych to niestety najczęstszy błąd. Powoduje to bardzo duże opóźnienia, wiele problemów formalno-prawnych często bardzo skomplikowanych i trudnych do rozwiązania. Znacząco też wpływa na eksploatację już funkcjonujących instalacji, jak również powoduje opóźnienia w zakończeniu inwestycji i rozpoczęciu eksploatacji instalacji po zmianach inwestycyjnych.

Projektowanie z uwzględnieniem perspektywy rozwoju

Aby tych problemów uniknąć, a przynajmniej starać się je ograniczać do absolutnego minimum, podejmując się realizacji przedsięwzięć w sposób wieloetapowy należy w procesie projektowania rozwiązań brać pod uwagę planowany dalszy rozwoju. Należy przy tym uwzględniać czynniki środowiskowe, budowlane, projektowe, technologiczne tak, aby maksymalnie wykorzystać dostępny teren pod inwestycję i minimalizować oddziaływanie na środowisko. Trzeba mieć na uwadze to, by kolejne dokładane i projektowane etapy za jakiś czas nie stanowiły poważnego problemu w odniesieniu do oddziaływania na środowisko. Podjęcie się wieloetapowych inwestycji realizowanych w trybie „projektuj i buduj” wymaga szerokiego spojrzenia na inwestycję, jest działaniem bieżącym, jednak mimo, iż minimalizuje ryzyka, to nie wszystko da się przewidzieć z wyprzedzeniem. Głównie z uwagi na zmieniające się potrzeby inwestora, które pojawiają się w trakcie długotrwałych procesów inwestycyjnych, a także z uwagi na zmieniające się przepisy prawne. Dodatkowe okoliczności to potrzeby interesariuszy zewnętrznych pojawiąjące się w trakcie procedury w organie np. ze strony organów opiniujących i wydających decyzje, a także społeczeństwa i innych zainteresowanych stron. To wiąże się czasem z koniecznością wprowadzania zmian we wcześniej zaplanowanych etapach, na jakie zostały już uzyskane decyzje środowiskowe, pozwolenia budowlane, a czasem również decyzje eksploatacyjne.

Koordynacja działań i praca na czas

Nie byłoby to możliwe, gdyby nie skoordynowanie działań pomiędzy ekspertami wszystkich dziedzin zaangażowanych w proces. Plany inwestycyjne, projektowanie konkretnych rozwiązań technologicznych, różnego rodzaju analizy, uzyskanie na czas decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach, pozwolenia budowlanego, oddanie instalacji do użytkowania, uzyskanie pozwolenia eksploatacyjnego i wiele innych aspektów jest ze sobą bardzo ściśle powiązane. Dlatego równie istotnym elementem pracy jest ciągła koordynacja wszystkich działań, właściwa organizacja pracy każdej ze stron, bieżąca wymiana informacji poprzez maile, telekonferencje, spotkania robocze, szybkie reagowanie na zmieniające się okoliczności, które wpływają na dostosowywanie planów i harmonogramów działań. Niezbędna jest również stała dostępność osób zaangażowanych w proces sumiennie realizujących swoje zadania z wysokim poczuciem odpowiedzialności za całość. Ważne jest też wzajemne rozumienie interesariuszy pozostałych elementów prac i ich powiązań, gdyż każdy z elementów wpływa na inny. Czujność i skrupulatność w tym procesie jest niezwykle ważna, aby uniknąć dużych problemów na końcowym etapie wieloletniego procesu.

Korzyści jakie zyskuje Inwestor decydując się na co-sourcing to m.in.:

• działa na czas i szybciej osiąga cele biznesowe,

• ma większą kontrolę nad procesem inwestycyjnym, a docelowo etapem eksploatacji,

• zyskuje bezpieczeństwo dzięki świadomie podejmowanym decyzjom – jest bowiem informowany o ryzykach i możliwych rozwiązaniach wpływających na proces inwestycji jak i etap eksploatacji,

• optymalizuje proces uzyskiwania decyzji oraz zarządza ryzykiem związanym z eksploatacją instalacji niezgodnie z warunkami określonymi w pozwoleniach/zezwoleniach środowiskowych czy w przypadku ich braku,

• korzysta z wiedzy oraz doświadczenia merytorycznego zespołu ekspertów zdobywanego w projektach realizowanych dla innych przedsiębiorców,

• uzyskuje szybkie propozycje rozwiązań pojawiających się problemów,

• buduje i rozwija kompetencje własnych pracowników,

• otrzymuje gwarancję zasobów i kompetencji w postaci doświadczonych specjalistów, adekwatnie do potrzeb w parametrach uzgodnionych z kontrahentem.

Należy mieć świadomość, iż z uwagi na różnego rodzaju potrzeby, możliwości finansowe inwestora, skalę inwestycji, pracowników zaangażowanych po stronie inwestora, zastosowane modele współpracy i ilość interesariuszy w procesie rozwiązania te są często kreowane indywidualnie do danej sytuacji i zgłaszanych potrzeb.

Czytaj: Zmiana istotności ochrony środowiska w rozwoju przedsiębiorstwa

Artykuł powstał we współpracy z firmą Atmoterm SA