© Marina
Koniec roku jest dla wielu podmiotów, głównie przedsiębiorców, okresem podsumowań nie tylko finansowych, ale również w szeroko pojętym zakresie korzystania ze środowiska. W przypadku gospodarki odpadami istotną kwestią jest określenie ilości odpadów wytworzonych, zebranych czy przetworzonych w ciągu roku. Stanowi to podstawę zarówno w zakresie kontroli przestrzegania limitów wynikających z wydanych decyzji, jak i wypełnienia obowiązku złożenia sprawozdania rocznego w zakresie odpadów. Termin jego złożenia mija 15 marca roku następującego po roku sprawozdawczym, w praktyce jest to więc czas intensywnej weryfikacji oraz zestawienia potrzebnych danych.
Elektroniczna ewidencja w systemie BDO
Od 1 stycznia 2021 r. prowadzenie ewidencji odpadów odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej przez system teleinformatyczny – Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami (BDO). Uruchomienie BDO było dla wielu przedsiębiorców dużą zmianą i zmusiło do wypracowania nowego stylu pracy. Warto jednak zauważyć, że digitalizacja danych w zakresie gospodarki odpadami dla wielu nowoczesnych przedsiębiorstw nie była niczym nowym. Jest to zdecydowanie słuszny kierunek do zarządzania przepływem danych. Uporządkowane informacje o strumieniach odpadów nie stanowią jedynie podstawy do spełnienia obowiązków prawnych, ale są doskonałym źródłem do dalszych wielopoziomowych analiz, koniecznych do skutecznego zarządzania przedsiębiorstwem.
Ewidencja odpadów w BDO a dostęp do danych
Gdzie więc pojawia się wyzwanie i dlaczego okres sprawozdawczy jest tak pracochłonny dla działów ochrony środowiska odpowiedzialnych za to zadanie? Niestety, dane zgromadzone w BDO, na etapie prowadzenia bieżącej gospodarki odpadami, nie są łatwe do pozyskania. Dostęp do prowadzonej w BDO ewidencji m.in. do dokumentów takich jak karty ewidencji odpadów czy karty przekazania odpadów umożliwia jedynie podgląd danych, ewentualnie zapisanie pojedynczej karty w formie PDF. W zakresie ewidencji odpadów możemy pobrać całą kartę (również w formie PDF), jednak jest ona ograniczona do jednego miejsca prowadzenia działalności (MPD) oraz jednego rodzaju (kodu) odpadów. W przypadku małych przedsiębiorstw, posiadających jedno miejsce prowadzenia działalności oraz wytwarzających kilka rodzajów odpadów tj. o różnych kodach, pobranie danych jest zadaniem możliwym do zrealizowania stosunkowo niedużym nakładem pracy. Jednak przenoszenie danych na sprawozdanie roczne może skończyć się niepotrzebną pomyłką i oczywiście wymaga poświęcenia czasu.
Co to jest moduł Integracyjny API BDO?
Co jednak z podmiotami wielooddziałowymi jak sieci sklepów, stacje paliw czy restauracje posiadające w swojej strukturze kilkaset lub nawet kilka tysięcy miejsc prowadzenia działalności? Tutaj z pomocą przychodzi „moduł Integracyjny API BDO”. System BDO umożliwia wysyłanie i odbieranie danych, czyli pełną automatyczną komunikację pomiędzy BDO a dowolnym systemem wspierającym procesy środowiskowe, który wykorzystuje u siebie przedsiębiorca. To znacznie ułatwia wykonywanie wielu operacji. Przedsiębiorca może w swoim programie prowadzić bieżącą ewidencję gospodarki odpadami, tworzyć karty ewidencji odpadów czy karty przekazania odpadów, automatycznie uzupełniać ewidencję oraz gromadzić dodatkowe informacje np. o własnej gospodarce magazynowej, a następnie wszystkie te operacje, po zweryfikowaniu przez użytkownika programu mogą zostać automatycznie przesłane do BDO. Co jednak najważniejsze, przedsiębiorcy za pomocą swoich programów mogą z BDO zaimportować wszystkie karty przekazania odpadów wraz z kompletem zawartych w nich informacji i wyeksportować je do arkusza kalkulacyjnego, który pozwoli na szybkie przygotowanie dowolnych zestawień i statystyk.
Sprawozdania roczne – jak wypełnić dane i się nie pomylić?
Pozostając przy podmiotach wielooddziałowych, które działają najczęściej na terenie całej Polski - załóżmy, że przedsiębiorstwo w skrupulatny sposób prowadziło cały rok ewidencję, jednocześnie odnotowując dodatkowo wszystkie ilości odpadów np. w arkuszu kalkulacyjnym. Posiadając wszystkie, pracowicie zgromadzone dane, możemy przystąpić do wypełnienia sprawozdania rocznego w zakresie odpadów wytworzonych poprzez moduł sprawozdawczości BDO. Zanim jednak uzupełnimy dane dotyczące masy poszczególnych rodzajów odpadów, musimy w ramach działu I sprawozdania określić wszystkie miejsca prowadzenia działalności objęte sprawozdawczością do danego marszałka województwa. W praktyce oznacza to powtórzenie tej samej operacji dla każdego obiektu w danym województwie (np. sklepu, stacji paliw, restauracji – w przypadku wytwarzania odpadów). Dopiero po tym etapie, odrębnie dla każdego miejsca prowadzenia działalności, możemy w ramach działu XI wypełnić informację o masie wytworzonych poszczególnych rodzajów (kodów) odpadów w danym roku. To ponownie oznacza, obarczony prawdopodobieństwem popełnienia błędu, proces ręcznego wklejania lub przepisywania danych.
Korzystaj z systemów zintegrowanych z BDO
W tym miejscu również z pomocą przychodzą systemy zintegrowane z BDO. Wcześniej zaimportowane dane mogą zostać uporządkowane do poszczególnych sprawozdań (uwzględniając lokalizację MPD), a następnie automatycznie przesłane do BDO w formie roboczej, z wypełnionym zarówno działem I jak i XI, gdzie poprzez jedno kliknięcie raport zostaje poprawnie złożony.
Podsumowując, pomimo braku niektórych funkcjonalności w BDO, warto docenić zaawansowany moduł integracyjny, który dopuszcza prowadzenie ewidencji gospodarki odpadami z wykorzystaniem systemów i programów zewnętrznych wykorzystywanych w przedsiębiorstwach. Systemy te pozwalają nie tylko na bezproblemową wymianę danych, ale posiadają szereg funkcjonalności, które mogą sprawić, że bieżące prowadzenie ewidencji gospodarki odpadami będzie łatwiejsze, szybsze oraz mniej podatne na błędy użytkownika.
Zachęcamy do wypróbowania aplikacji Zarządzanie gospodarką odpadami, która dostępna jest na platformie ekostrateg.com.
Czytaj: Jak dobrze przygotować sprawozdawczość z zakresu ochrony środowiska?
Artykuł powstał we współpracy z firmą Atmoterm SA
