Specjalista w Biurze Prasowym

Ustawienia cookies

Strona Teraz Środowisko wykorzystuje cookies. Część z nich jest niezbędna do funkcjonowania strony. Inne służą poprawianiu jakości naszych usług.

KONTYNUUJĘ z wszystkimi cookies OGRANICZAM SIĘ do cookies niezbędnych

Więcej ›

Specjalista w Biurze Prasowym

Ogłoszenie wygasło

Pracodawca: Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej Numer referencyjny: BP-1/18 Data publikacji: 15 lutego 2018 Lokalizacja: Warszawa - Mazowieckie Rodzaj umowy: Umowa o pracę Doświadczenie: 1-3 lata Branże:
Edukacja i komunikacja: Komunikacja społeczna, PR, dziennikarstwo
Zarządzanie środowiskiem: Administracja

Opis stanowiska

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów / kandydatek na stanowisko: specjalista w Biurze Prasowym.

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

udział w planowaniu zamówień publicznych oraz przygotowywaniu i przeprowadzaniu postępowań w obszarze spraw związanych z działalnością prasową, w tym: opracowywanie planu zamówień publicznych na potrzeby komórki organizacyjnej, przeprowadzanie rozeznania rynku, szacowanie wartości zamówienia, sporządzanie opisu przedmiotu zamówienia, opracowywanie projektu umowy, nadzorowanie wykonania umowy i przeprowadzenie odbioru przedmiotu umowy,
prowadzenie spraw organizacyjnych komórki organizacyjnej w zakresie działalności Biura Prasowego, w tym: opracowywanie zbiorczych informacji, statystyk, sprawozdań, analiz dotyczących pracy komórki organizacyjnej, przedkładanie propozycji zmian i usprawnień w zakresie procedur i sposobów realizacji zadań będących we właściwości komórki organizacyjnej, uzgadnianie projektów upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez członków Kierownictwa,
obsługa korespondencji i dokumentacji, w tym: kompletowanie/weryfikowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu dyrekcji komórki organizacyjnej oraz członków Kierownictwa, sporządzanie projektów pism/odpowiedzi na korespondencje, ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym systemie obiegu dokumentów, analiza i dekretacja korespondencji przychodzącej, rozdzielanie zadekretowanej korespondencji pomiędzy komórki organizacyjne oraz pracowników komórki organizacyjnej, monitorowanie statusu i sposobu załatwienia spraw wynikających z korespondencji przychodzącej, pozyskiwanie podpisu elektronicznego, przyjmowanie i nadawanie telefaksów oraz poczty elektronicznej, przygotowywanie skanów/kopii dokumentów na zlecenie dyrekcji komórki organizacyjnej/członków Kierownictwa, gromadzenie/przechowywanie/udostępnianie aktów normatywnych i innych dokumentów,
organizowanie spotkań dla komórki organizacyjnej oraz członków Kierownictwa, w tym: przygotowywanie materiałów będących przedmiotem rozpatrzenia podczas posiedzeń, spotkań, narad, etc., monitorowanie stanu realizacji ustaleń podjętych podczas posiedzeń, spotkań, narad, etc., rezerwowanie sal konferencyjnych, cateringu, etc., obsługa gości, interesantów,
zapewnienie zaopatrzenia w materiały biurowe i spożywcze na potrzeby Biura Prasowego, w tym: przygotowywanie zamówień na prasę i publikacje, rozprowadzanie prasy i dzienników urzędowych, zapewnianie zaopatrzenia w niezbędny sprzęt teleinformatyczny (m.in. komputery, telefony, drukarki, etc.), zapewnianie zaopatrzenia w niezbędne materiały biurowe i spożywcze,
prowadzenie wskazanych spraw osobowych pracowników Biura Prasowego, w tym: rejestrowanie obecności pracowników oraz prowadzenie ewidencji wyjść prywatnych i służbowych w czasie pracy, prowadzenie zbiorczego planu urlopów pracowników, organizowanie i rozliczanie wyjazdów służbowych (delegacje krajowe i zagraniczne),
prowadzenie terminarzy i kontaktów dyrektora Biura Prasowego, w tym: prowadzenie i monitorowanie terminarzy spotkań dyrektora komórki organizacyjnej, przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom komórki organizacyjnej w celu wsparcia w bieżącej pracy dyrektora i pracowników komórki organizacyjnej, prowadzenie kontaktów teleadresowych osób i instytucji, z którymi współpracuje komórka organizacyjna,
sprawowanie kontroli zarządczej w zakresie właściwości Biura Prasowego, w tym: określanie celów do realizacji, uczestniczenie w sporządzaniu planu działalności dla kierowanych przez Ministra działów administracji rządowej, planowanie zadań w perspektywie długookresowej, identyfikowanie i zarządzanie ryzykiem na poziomie komórki organizacyjnej, monitorowanie elementów kontroli zarządczej, dokonywanie samooceny systemu kontroli zarządczej, sporządzanie oświadczenia cząstkowego o stanie kontroli zarządczej.

Warunki pracy:

permanentna obsługa klientów zewnętrznych,
działanie pod presją czasu,
wejście do budynku „A” i „D” przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych,
węzeł sanitarny, szerokość drzwi i ciągi komunikacyjne, platformy podjazdowe na schodach oraz windy przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych,
mogą pojawić się trudności lub możliwa pomoc osób trzecich dla osób z niepełnosprawnością narządu ruchu.

Wymagania

Niezbędne:

Wykształcenie: wyższe
1 rok doświadczenia zawodowego w administracji publicznej
Znajomość języka angielskiego na poziomie B1
Znajomość ustawy Prawo zamówień publicznych
Wiedza z zakresu komunikacji społecznej i public relations
Umiejętność redagowania tekstów
Znajomość funkcjonowania administracji publicznej
Ogólna znajomość ustawy o służbie cywilnej
Organizacja pracy własnej i orientacja na osiąganie celów
Komunikacja
Współpraca
Rzetelność
Umiejętność radzenia sobie z trudnym klientem
Obsługa komputera w zakresie MS Office
Posiadanie obywatelstwa polskiego
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dodatkowe:

Znajomość zagadnień w zakresie działów administracji rządowej: rybołówstwo, gospodarka morska, gospodarka wodna i żegluga śródlądowa

Inne informacje

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

Życiorys/CV i list motywacyjny
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
Kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka angielskiego na poziomie B1 lub informacja o poziomie znajomości języka na poziomie B1
Kopie dokumentów potwierdzających minimum 1 rok doświadczenia zawodowego w administracji publicznej
Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Termin składania dokumentów: 28.02.2018
Decyduje data wpływu oferty do urzędu.

Inne informacje:
W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
Do udziału w naborze, zachęcamy również osoby niepełnosprawne, które spełniają wymagania określone w ogłoszeniu oraz po uwzględnieniu informacji dotyczących oferowanych warunków pracy.
Metody/techniki, które będą stosowane podczas naboru: weryfikacja formalna ofert, sprawdzian wiedzy/umiejętności.
Kandydaci proszeni są o podanie numeru telefonu i/lub adresu poczty elektronicznej.
Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data wpływu).
Kandydaci zakwalifikowani zostaną poinformowani o kolejnych etapach naboru.
Oferty odrzucone zostaną zniszczone komisyjnie.
Dodatkowe informacje, dotyczące ogłoszenia do pracy w Ministerstwie, można uzyskać pod nr tel.(0-22) 583-88-49.