Robots
Cookies

Ustawienia cookies

Strona Teraz Środowisko wykorzystuje cookies. Część z nich jest niezbędna do funkcjonowania strony. Inne służą poprawianiu jakości naszych usług.
Więcej  ›
29.11.2022 29 listopada 2022

Jak zadbać o spójność danych w sprawozdaniach z zakresu ochrony środowiska?

Zbliża się gorący okres sprawozdawczy. Wśród obowiązków sprawozdawczych, dotyczących większości zakładów powodujących emisję zanieczyszczeń do powietrza są wykazy tzw. opłatowe, sprawozdanie tzw. PRTR, sprawozdanie GUS OS-1 czy tzw. raport KOBiZE.

   Powrót       22 listopada 2022       Zrównoważony rozwój       Artykuł promocyjny   

Informacje przedstawiane w ww. dokumentach w dużej mierze pokrywają się, jednak mają inną formę prezentacji, co komplikuje cały proces.

Jak wyjaśnia Kamil Folwarczny, ekspert ds. ochrony powietrza w Atmoterm, kiedy powstawała Krajowa baza o emisjach gazów cieplarnianych i innych substancji (pierwszy raport KOBiZE wprowadzony do Bazy był za rok 2010), wydawało się, że ułatwi ona pracę, ponieważ będzie można jednocześnie wypełnić obowiązki wynikające z Prawa ochrony środowiska i z ustawy o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji. Okazało się jednak, że mimo bardzo podobnego zakresu raportowanych informacji, są one odmiennie przetwarzane i w zasadzie nadal trzeba przygotować dwa sprawozdania.

Wykaz opłatowy a raport KOBiZE

Dla przykładu, w wykazach opłatowych przedkładanych marszałkowi województwa należy podać emitowane zanieczyszczenia pyłowe w rozbiciu na poszczególne kategorie cenowe (9 różnych substancji i 3 różne stawki), natomiast w raporcie KOBiZE te same emisje będą zagregowane (jako pył całkowity). Dodatkowo na stronach KOBiZE można raportować udział poszczególnych frakcji pyłu (PM10 i PM2,5), na co w wykazie opłatowym nie ma miejsca.

- Co prawda KOBiZE udostępnia narzędzie do generowania wykazów opłatowych dla marszałka województwa na podstawie wartości wprowadzonych do Krajowej bazy. Jednak część informacji i tak trzeba uzupełnić ręcznie, a raportowanie niektórych emisji jest utrudnione, gdyż lista substancji w KOBiZE nie jest spójna z listą jednostkowych stawek opłat za wprowadzanie gazów lub pyłów do powietrza. W praktyce oznacza to, że użytkownik musi ręcznie przypisywać ładunki wyliczone w Krajowej bazie do odpowiednich kategorii cenowych, a i tak często wykazy opłatowe generowane z Krajowej bazy nie są przyjmowane w urzędach, więc podmiot składający je musi robić korekty - wyjaśnia Kamil Folwarczny.

Sprawozdawczy zawrót głowy

Odmienne podejście do przedstawiania tych samych informacji w różnych obowiązkowych sprawozdaniach to tylko przysłowiowy wierzchołek góry lodowej. Już sam proces zebrania rozproszonych danych, pochodzących z różnych źródeł, stanowi wyzwanie. Często odbywa się wieloma kanałami: mailowo, telefonicznie, z wykorzystaniem dokumentów w formie papierowej, plików w różnych formatach lub poprzez systemy komputerowe. Osoba odpowiedzialna za terminowe zebranie informacji, zapewnienie ich kompletności i spójności, a następnie odpowiednie przetworzenie i raportowanie nie ma łatwego zadania. Sytuacja komplikuje się wraz ze wzrostem złożoności struktury zakładu i prowadzonych w nim procesów. Nie tylko ilość danych stanowi potencjalny problem – również wieloetapowość procesu ich przepływu. Każda czynność wykonana na nich wnosi ryzyko powstania błędu. Oczywiście najbardziej błędogenne jest ręczne liczenie i przepisywanie dużej ilości wartości liczbowych. Wykorzystanie arkuszy kalkulacyjnych ułatwia pracę, ale nie niweluje zupełnie ryzyka – np. przypadkowa edycja formuły obliczeniowej może spowodować, że niewykryty błąd znajdzie się w ostatecznej wersji raportu.

- Mając to wszystko na uwadze, warto podjąć pewne kroki, które zmniejszą prawdopodobieństwo wystąpienia niespójności raportowanych informacji. Można rozróżnić dwie kategorie działań, przy czym najlepsze efekty da połączenie ich - przekonuje ekspert.

Pierwszym z nich jest optymalizacja przepływu danych –  powinniśmy maksymalnie skrócić i uprościć ich przepływ, eliminując niepotrzebne etapy pośrednie

Jasno określone procedury zbierania i przekazywania informacji powinny określać odpowiedzialność za ich poprawność wśród uczestników procesu oraz regulować zakres, częstotliwość i sposób ich przekazywania. Najprostszym sposobem uporządkowania przekazywania danych jest narzucenie w procedurach szablonu i formatu dokumentu ich wymiany oraz określenie kanału komunikacji – np. mail lub firmowe repozytorium. W ten sposób można zapewnić jednocześnie kompletność informacji oraz jednolity sposób przekazywania ich dla całej organizacji.

Drugą kategorię działań stanowi automatyzacja procesu przekazywania i przetwarzania danych

Dobrym narzędziem do pracy na liczbach są hurtownie danych. Pozwalają na pozyskiwanie informacji z różnych źródeł, np. od pracowników lub z systemów, które je gromadzą, i stwarzają duże możliwości ich przetwarzania oraz raportowania. Dodatkową zaletą tego rozwiązania jest gromadzenie dużej ilości różnorodnych danych w jednym miejscu, co pozwala na korzystanie z nich nie tylko pracownikom działów ochrony środowiska, ale również kadrze managerskiej. Odpowiednio przetworzone informacje mogą posłużyć do różnych analiz biznesowych czy do celów marketingowych. Jednocześnie należy zauważyć, że przetwarzanie wartości gromadzonych w hurtowniach wymaga kwalifikacji z zakresu business intelligence, a wdrożenie oprogramowania tej klasy może być kosztowne i wymaga zaangażowania dużej części pracowników.

Oprogramowanie szyte na miarę

Optymalnym rozwiązaniem wydaje się wybór oprogramowania dedykowanego dla ochrony środowiska, co pozwala na kompleksowe zarządzanie danymi środowiskowymi od momentu wytworzenia do ostatecznych raportów. Pozwala ono uprościć procesy przekazywania i przetwarzania informacji, generować sprawozdania wymagane przez prawo przy użyciu obowiązujących wzorów, a także raporty na potrzeby własne zakładu.

- Przykładem takiego oprogramowania jest e-usługa Zarządzanie emisją do powietrza, udostępniana na platformie ekostrateg.com, która aktywnie wspiera każdy etap przepływu danych. Funkcjonalność przydzielania uprawnień pozwala na udostępnienie wybranych formularzy do wprowadzania wartości w określonym zakresie pracownikowi odpowiedzialnemu za dane zadanie. System zapisuje historię zmian, co umożliwia użytkownikowi posiadającemu odpowiednie uprawnienia łatwe sprawdzenie, które dane, przez kogo i kiedy zostały edytowane. Można dodać etap akceptacji, w którym osoba wprowadzająca wartości lub inna potwierdza ich poprawność i tym samym blokuje możliwość edycji, dzięki czemu w momencie generowania sprawozdań mamy pewność, że informacje, na których bazujemy, są aktualne i potwierdzone przez osobę za nie odpowiedzialną - wyjaśnia ekspert.

System eliminuje potencjalne ludzkie pomyłki

Jeśli organizacja dysponuje systemem zbierającym dane lub hurtownią, dzięki funkcjonalności importu można zautomatyzować również proces zasilania systemu wartościami, eliminując potencjalne pomyłki ludzkie na etapie ich wprowadzania. System wspiera nie tylko spójność, ale również kompletność informacji – dzięki odpowiedniemu raportowi użytkownik może w łatwy sposób sprawdzić, czy, a jeśli tak, to których danych brakuje.

Zarządzanie emisją do powietrza jest częścią platformy ekostrateg.com, na której użytkownicy znajdą wiele innych e-usług wspierających specjalistów i managerów ochrony środowiska. Przykładowo, korzystając z e-usługi Terminarz, osoba odpowiedzialna za sprawozdawczość będzie informowana o zbliżających się obowiązkach środowiskowych, co więcej, ma możliwość ustawienia cyklicznych powiadomień mailowych do osób odpowiedzialnych za dostarczanie danych o konieczności ich wprowadzenia.

AtmotermArtykuł powstał we współpracy z firmą Atmoterm S.A.

Polecamy inne artykuły o podobnej tematyce:

Spada liczba przedwczesnych zgonów spowodowanych zanieczyszczeniem powietrza. Ale… (24 listopada 2022)RPO chce odrzucenia skargi nadzwyczajnej Prokuratora Generalnego w głośnej sprawie o smog (23 listopada 2022)Nowy program ws. zmniejszenia zanieczyszczenia azotanami uwzględnia osady ściekowe (07 listopada 2022)W 2023 r. ruszy nowy program doradztwa energetycznego w gminach od NFOŚiGW (04 listopada 2022)KE proponuje nowe przepisy zapobiegające zanieczyszczeniu wód (04 listopada 2022)
©Teraz Środowisko - Wszystkie prawa zastrzeżone.
Kopiowanie i publikacja tekstów, zdjęć, infografik i innych elementów strony bez zgody Wydawcy są zabronione.
▲  Do góry strony