Wójtowie, burmistrzowie, prezydenci miast - warto podejść do raportu o stanie gminy z pomysłem

dr hab. Dawid Sześciło
Adiunkt w Zakładzie Nauki Administracji na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego

Teraz Środowisko: Wyjątkowo, ze względu na pandemię, termin sporządzenia rocznego raportu o stanie gminy został przesunięty o 60 dni i upływa 30 lipca br. Zacznijmy od podsumowania, jak w Pana opinii gminy poradziły sobie w ubiegłorocznym premierowym wydaniu raportów?

Dawid Sześciło: W 2019 roku jednostki samorządu terytorialnego sporządzały te raporty po raz pierwszy, uznajemy to więc za swoistego rodzaju poligon doświadczalny. Gdybym miał jednak w jednym zdaniu podsumować ten pierwszy rok doświadczeń, to powiedziałbym, że gminy solidnie wywiązały się z dostarczenia ustawowego minimum, ale zawiodły jeśli mowa o wykorzystaniu raportów do nawiązania z mieszkańcami lepszej komunikacji. Rekomendowałbym, by wymóg raportowania o stanie gminy potraktować jako dobry pretekst do dyskusji radnych i mieszkańców o najważniejszych problemach, wyzwaniach, ale też sukcesach lokalnych.

Warto jednak w kolejnej edycji tworzenia i omawiania raportów zadbać o lepszą formę oraz bogatszą treść opracowań, m.in. takie wnioski płyną z przeprowadzonego w Fundacji im. Stefana Batorego badania na próbie 100 gmin. Zresztą szczegółowe wnioski zawarliśmy w raporcie nt. „Czego dowiedzieliśmy się z raportów o stanie gminy?⁽¹⁾”.

TŚ: Według jakiego klucza zostały wybrane raporty do analizy?

DSz: Najkrócej mówiąc, chodziło o zapewnienie zarówno terytorialnej reprezentatywności, jak i zróżnicowania pod względem wielkości gmin. Była to mianowicie próba, która obejmowała gminy ze wszystkich województw i zróżnicowane pod względem wielkości. Innymi słowy chcieliśmy sprawdzić, jak radzą sobie z tym wymogiem zarówno duże miasta, jak i małe gminy wiejskie.

TŚ: Jak więc sobie radzą?

DSz: Zgodnie z wymogami ustawy o samorządzie gminnym, gminy zawarły w raporcie informacje dotyczące organizacji i realizacji różnorodnych planów i programów, wskazując przy tym szczegółową listę podjętych uchwał. Po lekturze wielu raportów można było odnieść wrażenie, że wrzucono tam wszystko, co tylko można było, i że im dłuższa forma: więcej statystyk, tabelek i danych – tym lepiej. Jest to jednak błędne założenie.

TŚ: Były też ciekawostki, typu „najpopularniejsze imiona dla chłopców”…

DSz: To pokazuje, że zabrakło spojrzenia na ten raport z perspektywy czytelnika, tzn. raport powinien być pigułką najważniejszych informacji podaną w przystępnej formie. Najprostszą metodą na przygotowanie dobrego raportu jest wyobrażenie sobie na wstępie, jaki raport sami uznalibyśmy za atrakcyjną lekturę na wieczór. Powinna być to lektura, która zainteresuje czytelnika-mieszkańca i pozwoli mu zorientować się w najważniejszych przedsięwzięciach, ale pokaże także wyzwania i da wyobrażenie, jak gmina wypada w porównaniu do gmin sąsiednich. Napisać to tak, żeby chciało się przeczytać do końca.

Przypomnę tylko, że idea corocznego bilansu lokalnego nie została wymyślona przez twórców nowelizacji ustaw samorządowych ze stycznia 2018 roku. Taka praktyka znana jest na całym świecie, od największych metropolii (Londyn czy Nowy Jork) po mniejsze ośrodki. Różnica polega jednak na tym, że w międzynarodowej praktyce tego rodzaju dokumenty powstają zwykle z własnej inicjatywy władz samorządowych, tam nie przymusza się do tego ustawą. W Polsce to obowiązek ustawowy – nie powinno to jednak zniechęcać.

TŚ: Jaki powinien być idealny raport?

DSz: Proces prac nad powstawaniem raportu w idealnym ujęciu powinien stanowić pewną wartość dodaną dla wszystkich uczestników. Z jednej strony rzetelnie informować mieszkańców, włączając jednocześnie do dyskusji, a z drugiej strony dla osób tworzących administrację lokalną stanowić szansę na wyrwanie się z bieżącego administrowania i poświęcenia chwili na refleksję strategiczną.

Warto spojrzeć na tych, którzy robią to od lat. Skoro burmistrz Londynu w swoim raporcie rocznym jest w stanie na niewiele ponad stu stronach przedstawić mieszkańcom wszystkie najważniejsze informacje, to dlaczego Tarnów potrzebuje na to 625 stron, a Gliwice 506 stron?

TŚ: Wyciągając wnioski z popełnionych błędów w poprzednim roku, na jakich kwestiach gminy powinny się skoncentrować?

DSz: Po pierwsze zastanowić się, które sprawy i obszary najbardziej zainteresują mieszkańców. Dobrym sposobem na wykorzystanie tego dodatkowego czasu, który został przyznany gminom w tym roku, byłoby przeprowadzenie konsultacji publicznych na okoliczność sporządzenia raportu. Można to zrobić w prostej, nieformalnej formie, np. za pośrednictwem mediów społecznościowych. Oczywiście są takie tematy, które już na pierwszy rzut oka budzą duże zainteresowanie, np. oświata, transport publiczny czy gospodarka odpadami. Warto wybrać np. 10 obszarów priorytetowych i obudować je odpowiednią narracją. Z całą pewnością same tabele i wykresy to za mało. Jeśli już pokazujemy dane, to warto zrobić to w takiej formule, która ułatwi zrozumienie i wyciąganie wniosków z prezentowanych liczb. Dlatego raz jeszcze powtórzę, pokazujmy dane w porównaniu z innymi gminami i jak się te dane zmieniały na przestrzeni lat – to ważny kontekst. Takie podejście pozwoli włodarzom samorządowym zorientować się, w jakich jeszcze obszarach można poprawić działania.

TŚ: Jako duży mankament uznaliście Panowie w swoim raporcie słabą partycypację społeczną w tym przedsięwzięciu.

DSz: Rzeczywiście przebieg debat nad raportami, a zwłaszcza udział w nich mieszkańców, pozostawia wiele do życzenia. W 12 gminach debata nad raportem w praktyce się nie odbyła, ponieważ żaden z radnych nie zabrał głosu, a do udziału w dyskusji nie zgłosił się żaden mieszkaniec. Niechlubny rekord czasowy należy do rad gmin Lubień Kujawski i Krynica Morska, które debacie nad raportem poświęciły mniej niż dwie minuty. W sumie we wszystkich 100 gminach w dyskusji nad raportami wzięło udział łącznie tylko 120 mieszkańców.

TŚ: Czy widzi Pan potrzebę zmian ustawowych?

DSz: Mankamenty zaobserwowane w trakcie naszego badania da się usunąć bez czekania na zmiany ustawodawcze (np. zmiana formy raportu na bardziej syntetyczną, lepsze wykorzystanie danych porównawczych oraz szersze włączenie mieszkańców w przygotowywanie raportów i dyskusję nad nimi). Aktywne zachęcanie mieszkańców do udziału w debacie nad raportem powinno mieć miejsce zarówno przed sesją rady gminy (w formie dyskusji, warsztatów czy konsultacji z panelem obywatelskim), jak i w trakcie rozmów na forum rady.

Ewentualne zmiany ustawowe powinny służyć rozjaśnieniu wątpliwości, co do wymaganej treści raportów. Warto też usunąć wymóg zebrania podpisów od mieszkańców przez osoby, które chcą wziąć udział w debacie.

Rozmawiała Katarzyna Zamorowska
Dyrektor ds. komunikacji

Więcej treści dotyczących samorządów w zakładce Teraz Samorząd.