© SewcreamStudio
Coroczne ujawnianie danych środowiskowych w układzie zdefiniowanym przez standardy ESRS stanowić będzie duże wyzwanie analityczne i organizacyjne dla przedsiębiorstw objętych obowiązkiem raportowania pozafinansowego. Będzie również wyzwaniem dla ich poddostawców i podwykonawców oraz innych podmiotów zainteresowanych sporządzaniem raportów ESG. Przydatnym instrumentem w realizacji tego wyzwania może okazać się plan monitorowania i raportowania danych ESG (PMR-ESG).
Analizy wstępne
Przygotowanie planu PMR-ESG powinno być poprzedzone analizami wstępnymi tj. analizą istotności i analizą luk.
Jak wyjaśnia Marek Rosicki, ekspert Atmoterm SA, w ramach analizy istotności poddaje się ocenie eksperckiej poszczególne aspekty zrównoważonego rozwoju pod kątem ich znaczenia, biorąc pod uwagę dwa wymiary: wymiar oddziaływania i wymiar finansowy. Podejście to jest nazywane zasadą podwójnej istotności i w obszarze środowiskowym oznacza konieczność przeanalizowania zarówno oddziaływań fizycznych przedsiębiorstwa na środowisko jak i konsekwencji finansowych związanych z interakcjami zachodzącymi pomiędzy przedsiębiorstwem a środowiskiem. Szczegółowe wytyczne odnoszące się do prowadzenia analizy istotności zawarte są w standardach ogólnych ESRS. Wśród kryteriów, które należy wziąć pod uwagę, wymienia się m.in. skalę, zakres i nieodwracalność oddziaływań oraz poziom skutków finansowych poszczególnych aspektów, również tych związanych z zależnością od zasobów naturalnych. Wynikiem analizy istotności jest wykaz kwestii związanych ze zrównoważonym rozwojem, które powinny podlegać raportowaniu ESG w danym przedsiębiorstwie.
- Z kolei analiza luk pozwala na ocenę gotowości podmiotu do cyklicznego ujawniania informacji wymaganych w raportowaniu ESG. W ramach analizy dokonuje się porównania stanu istniejącego do standardów ESRS zarówno w odniesieniu do zakresu, jak i formy prezentacji poszczególnych kategorii danych. Przeprowadzenie kompleksowej analizy luk wymaga zastosowania szerokiego zestawu narzędzi metodycznych uwzględniających m.in. inwentaryzację systemów informatycznych, przeglądy dokumentacji oraz wywiady z osobami odpowiedzialnymi za zbieranie, przepływ i archiwizację konkretnych rodzajów informacji. W trakcie prowadzenia analizy pomocne mogą okazać się szkolenia wewnętrzne oraz materiały pomocnicze takie jak formularze i listy kontrolne. Raport z analizy luk może być bezpośrednio wykorzystany przy sporządzaniu planu PMR-ESG – wyjaśnia Marek Rosicki.
Struktura planu PMR-ESG
Część środowiskowa planu PMR-ESG powinna mieć strukturę odpowiadającą pięciu środowiskowym obszarom tematycznym zdefiniowanym w standardach ESRS:
- zmiana klimatu;
- zanieczyszczenia;
- zasoby wodne i morskie;
- bioróżnorodność i ekosystemy;
- wykorzystywanie zasobów i gospodarka o obiegu zamkniętym.
Struktura planu powinna odzwierciedlać strukturę raportu. Dla tych obszarów i podobszarów tematycznych, które uznano za istotne, określa się metodykę gromadzenia, przetwarzania i prezentacji danych wymaganych w kolejnych punktach opisujących ujawnienia jednostkowe. Wskazane jest również stosowanie terminologii zdefiniowanej w standardach ESRS oraz oznaczeń numerycznych dotyczących poszczególnych ujawnień jednostkowych (np. E2-4 – Zanieczyszczenie powietrza, wody i gleby).
W planie można uwzględnić czasowe zwolnienia z obowiązku raportowania dla ujawnień zawartych w Dodatku C standardu ESRS 1.
Metodyki dla danych ilościowych
Specjalną uwagę w części środowiskowej planu PMR-ESG należy zwrócić na sposób przygotowania danych ilościowych dotyczących presji i wpływu przedsiębiorstwa na środowisko. W tym celu dla każdej informacji ilościowej uznanej za istotną przygotowuje się opis metodyczny uwzględniający źródła i sposoby pozyskiwania danych surowych (ewidencje, systemy kontrolno-pomiarowe, zestawienia stanów magazynowych, roczne sprawozdania itp.) jak również mające zastosowanie sposoby przetwarzania danych (modele matematyczne, arkusze obliczeniowe i bilansowe, inne systemy informatyczne). Wskazane jest dołączenie do planu, w formie załączników, dokumentów uzasadniających wybór metod monitorowania oraz dokumentów uzasadniających wprowadzenie okresowych lub stałych zmian w metodach monitorowania.
Dla wszystkich danych ilościowych, zarówno surowych jak i wynikowych, powinien być ściśle zdefiniowany format liczbowy, jednostka miary oraz rozdzielczość czasowa.
Nie bez znaczenia jest również uwzględnienie kwestii niepewności. Zgodnie z zapisami standardu ESRS 1 podmiot raportujący ujawnia informacje umożliwiające użytkownikom raportu ESG zrozumienie najistotniejszych niepewności mających wpływ na podawane mierniki ilościowe i kwoty pieniężne.
Czytaj też: Nie tylko dla wielkich firm – raportowanie ESG w sektorze MŚP
Przepływ danych i zarządzanie informacjami
W planie PMR-ESG powinny być przedstawione w sposób jednoznaczny przepływy danych w poszczególnych komórkach organizacyjnych przedsiębiorstwa zaczynając od pozyskania danych surowych a kończąc na zatwierdzeniu raportu ESG. W szczególności należy uwzględnić następujące elementy postępowania z danymi:
- częstotliwość przekazywania,
- forma przekazywania,
- sposób przechowywania i archiwizowania.
Zalecane jest szerokie zastosowanie systemów informatycznych, które gwarantowałyby pełną kontrolę procesów postępowania z danymi oraz odpowiedni poziom zapewnienia jakości i bezpieczeństwa danych.
Dokumentacja
Plan PM-ESG może być również miejscem, gdzie zawarty jest pełny opis dokumentacji związanej ze sporządzeniem raportów ESG. Elementami takiej dokumentacji są m.in.:
- dokumenty procesu gromadzenia źródłowych danych ilościowych i jakościowych;
- dokumenty dotycząca zakresu obowiązków związanych z przygotowaniem raportów ESG;
- roczne sprawozdania ESG;
- wszelkie pozostałe informacje, które uznaje się za wymagane dla celów weryfikacji/atestacji rocznych sprawozdań ESG.
W planie powinny być podane podstawowe zasady dotyczące postępowania z dokumentacją, np. sposób zabezpieczenia dokumentów i procedury ich udostępniania. Jako regułę przyjmuje się, że komórka odpowiedzialna za sporządzenie raportu ESG ma możliwość wglądu w dane źródłowe wszystkich innych osób i komórek organizacyjnych uczestniczących w procesie monitorowania i raportowania danych środowiskowych ESG. Wgląd ten ma na celu ustalenie zgodności tych danych ze stanem faktycznym oraz sprawdzenie ich spójności.
Przeglądy wewnętrzne i audyty
W modelowym ujęciu komórka odpowiedzialna za sporządzenie raportu ESG prowadzi okresowe przeglądy wewnętrzne systemu monitorowania i raportowania zakończone protokołem zawierającym ewentualne sugestie w zakresie modyfikacji planu PMR-ESG.
W celu uniknięcia ewentualnych błędów przy monitorowaniu i raportowaniu ESG zaleca się wykonywanie okresowych porównań raportowanych danych (głównie danych ilościowych).
W przypadku zaistniałych rozbieżności, nie dających się wytłumaczyć wpływem oczywistych czynników, należy przeprowadzić działania wyjaśniające oraz naprawcze, stosownie do sytuacji, kierując się zasadami dobrej praktyki.
Sposób funkcjonowania systemu monitorowania i raportowania ESG może być włączony do zakładowego systemu zarządzania jakością lub zintegrowanego systemu zarządzania.
- Do sporządzenia raportu ESG pomocne będzie narzędzie do raportowania danych, które ułatwi zebranie i prezentację danych. Dodatkowo, ujawniane dane niefinansowe będą weryfikowane, a za podanie błędnych danych przedsiębiorstwo będzie podlegało odpowiedzialności karnej. Z tego powodu może też utracić dobrą opinię w oczach inwestorów, kontrahentów i klientów – konkluduje Marek Rosicki.
Artykuł powstał we współpracy z firmą Atmoterm SA
